介绍
小额现金管理，称为定额备用金制度，是金融流动性的劣势。它被认为是办公室的存钱罐，在组织中放在方便的位置，用于支付紧急情况、办公室午餐、鲜花、文具用品等小额支出。这样做的目的是为了避免临时使用公司信用卡带来的不便。开支。
它是一个重要的记录保存系统，用于跟踪小型企业的日常运营支出。强大的小额现金管理系统对于公司来说是不可或缺的，以保证资金的适当使用和记录。
如何建立小额现金管理系统
建立有效的小额现金系统涉及关键要素：
第 1 步：任命托管人
托管人负责管理、加强问责制并通过限制访问来最大限度地减少错误或欺诈风险。
第2步：资金账户
定额备用金系统从公司账户中向零用现金基金分配预定余额。这种平衡反映了预期活动，确保了充分性并与公司规模保持一致。一旦现金被存入零用现金基金，则必须将其存放在锁箱、保险箱或上锁的抽屉或文件柜中。只有保管人和其他特别指定的个人才能拥有密钥。这有助于确保责任并防止盗窃或欺诈。
第三步：政策制定
实施政策对于规定零用现金资金的支出和管理至关重要。制定明确的小额现金使用规则。谁可以访问？它们可以用来做什么？交易应如何记录？明确的政策可以防止误解和滥用。小额现金表格应使用墨水填写，以防止涂改，并由保管人妥善保管。付款需要随附收据或文件，托管人仅在有适当文件和批准的情况下发放资金。
第四步：记录支出
为了有效管理小额现金账户，托管人必须保存支出日志。该日志有助于在报告期末准备财务报表时进行准确的对账。详细的日志显示谁花了钱、花了多少钱以及原因，确保每个人都对自己的交易负责。
第5步：收据要求
除了支付日志外，公司政策还应要求每次购买时都提供收据。详细的供应商或收银机收据，指定项目、日期和金额至关重要——小额现金凭证进一步记录交易，包括费用用途、账户
详细信息和负责人。数字记录取代了手动日志和成堆的收据，使一切变得井然有序且易于访问。
第 6 步：监控支出
托管人发起请求，将小额现金恢复至原始余额，并在补充之前对收入和支出进行核对。密切监控包括定期清点、验证收据以及由独立实体进行核对，以维护职责分离并确保遵守公司政策。由另一个人定期检查可以及早发现问题并确保一切正常。
小额现金管理面临的挑战
管理小额现金可能看起来很简单，但如果没有正确的系统，它可能会变成一场灾难。以下是一些要点：
缺乏透明度和控制： 如果没有清晰的跟踪系统，很容易忽视资金的去向，从而导致混乱和潜在的滥用。为小额现金交易生成准确且透明的报告带来了挑战，特别是在手工会计系统中。 当任何人都可以在没有严格控制的情况下获取现金时，未经授权使用的诱惑就会很大。
耗时的管理任务： 手动跟踪每笔小额现金交易既乏味又容易出错。花在这些任务上的时间本可以集中在增值战略活动上。
对账和审计方面的困难： 如果记录不完整或不准确，核对零用现金可能会是一场噩梦。小额现金对账在大型组织中具有挑战性，需要仔细平衡实物现金与记录的费用以确保准确性。
对技术的依赖： 将技术融入小型 casg 会计将证明具有挑战性，特别是对于习惯于手动流程的企业或组织。
