Ma a vállalkozások több digitális tartalmat hozhatnak létre és használhatnak fel, mint valaha. A kiváló minőségű képektől és videóktól a fejlett tartalom- és marketingrészlegekig terjedő nagyszámú eszköz kezelése óriási feladatnak bizonyult. Ha a vállalatok nem dolgozzák ki a megfelelő stratégiákat, időt és erőforrásokat pazarolnak, valamint elszalasztják a lehetőségeket.
A digitális média felfordulása
Az utóbbi időben a digitális tartalom mennyisége rendkívüli mértékben megnőtt a technológiai fejlődésnek, a közösségi hálózatok népszerűségének és a személyre szabott tartalmak iránti megnövekedett keresletnek köszönhetően. A vállalatok arra kényszerültek, hogy eszközöket állítsanak elő nemcsak a hagyományos médiahirdetésekhez, hanem webhelyekhez, közösségi médiához, e-mail marketingesekhez stb.
Mindezen tartalmak létrehozása nagyszerű, és meg is kell tenni, de egyben tökéletes vihart is okoz a szervezetlenségnek. A fájlok rosszul helyezkednek el, a hálózati meghajtók tele vannak ugyanannak a fájlnak a másolataival, és a tartalom elveszik a keverés során – mindez akadályozza a munka ütemét és bosszantja a csapatot. Azok a vállalatok, amelyek nem elég agilisak ahhoz, hogy felvállalják ezt a médiatúlterheltséget, csak akadozva maradnak, mivel a hatékonyabb versenytársak uralják az iparágat.
Problémák a digitális médiatartalom kezelésében:
Rendezetlen médiaeszközök
Képzeljen el egy tervezőcsapatot, aki alig várja, hogy egy új terméket piacra dobhasson. Minden kreatív fájl szétszórva lehet asztali számítógépeken, külső eszközökön, e-mailekben és poros szervereken. Sok időt vesz igénybe a megfelelő fájl keresése, amikor valamit az utolsó pillanatban módosítani kell. A kevés média miatt eleve nincs szükség rendszerre, ez rontja a dolgokat, ahogy az üzlet növekszik és egyre több média kerül be.
Milyen kereteket javasoltak a tartalom túlterheltségének problémáinak megoldására?
Tekintsünk egy marketingcsapatot, amely videón keresztül reklámokat készít. Az egyik tag kivágja és szerkeszti a videót, míg egy másik személy kivágja ugyanazt a videót, de véletlenül egy másik verziót szerkeszt. Zavar, félreértés és elvesztegetett idő a következménye, és ha rossz verzió kerül forgalomba, az kínossá válik.
Verziókezelésnek nevezik azokat a problémákat, amelyek a boldogtalanság magvait vetik el a projektekben, különösen akkor, ha egy tervezőcsapatnak a dokumentum egyidejű szerkesztése helyett az e-mail mellékletekre kell hagyatkoznia.
Együttműködési hiányosságok
A távmunka és a hibrid munka normává válásával a média még jobban beágyazódik az együttműködési erőfeszítésekbe. A médiafájlok áttekintése és jóváhagyása azonban nagyon lassú folyamat, ha nincs egyértelmű folyamat.
Esettanulmány az, amikor egy kreatív csapat a világ különböző pontjain és különböző időzónákban dolgozik, és továbbra is felelős az ügyfelek visszajelzéséért és jóváhagyásáért, és ez a zavarodottság és nyomás felhője megszakadt kommunikációhoz és határidőkhöz vezethet.
Biztonsági kockázatok
Vállalatok, amelyeknek érzékeny információforrásokkal kell foglalkozniuk; Legyen szó egy bizonyos termék kiadatlan terveiről vagy egy bizonyos marketingstratégiáról, nagyobb a biztonsági fenyegetések kockázata. Vegyünk például egy PR-céget, amely érzékeny és kiterjedt kampányon dolgozik.
Egy rosszul elhelyezett dokumentum vagy egy nem biztonságos hivatkozás információszivárgáshoz vezethet, ami elveszíti a szervezet hírnevébe vetett bizalmat. Rugalmas biztonsági intézkedések hiányában ezek a kockázatok folyamatosan súlyosbodnak.
Méretezhetőség
Például egy kisvállalkozás használhat egy közös meghajtón lévő mappákat médiakönyvtárának rendszerezéséhez. Az ilyen alapvető eszközök egyelőre működni fognak, de az üzlet növekedésével vagy a médiafájlok számának növekedésével új megközelítésekre lesz szükség.
Például egy kiskereskedelmi márkának, amely üzleti tevékenységét más országokra tervezi kiterjeszteni, különféle piacokra kell lokalizálnia és el kell terjesztenie a promóciós anyagokat és eszközöket. Skálázható megoldások nélkül ez gyorsan túlterheltté és hatástalanná válhat.
A digitális médiakezelés ésszerűsítésének stratégiái:
Központosítsa médiatárát
Gondoljon egy marketingcsoportra, amely egy új kampány elindítására készül. Ha nincs tárolórendszer, akkor valószínűleg egy tervező, egy szövegíró és egy menedzser nyitja meg a különböző helyeken tárolt fájlokat, amelyek időpazarlást jelentenek.
A technológiai fejlődés által hajtott digitális korszakban a vállalkozások olyan eszközöket használhatnak, amelyek lehetővé teszik minden eszköz tárolását, például médiakönyvtárakat, amelyek bármikor elérhetők, függetlenül a csapattagok tartózkodási helyétől. Olyan megoldások, mint a Google Drive és a Dropbox, vagy akár bonyolultak is Digitális Eszközkezelés (DAM) rendszerek lehetővé teszik, hogy a személyzet minden tagja a tények egy változatából működjön.
Következetes elnevezési konvenciók alkalmazása
Az elnevezési konvenciók jelentéktelennek tűnhetnek, de rendkívül sok időt hozhatnak. Egy példa helyett a csapatok elfogadhatják a „ProductName_Campaign_Year_Resolution.jpg” szabványt, ahelyett, hogy egy képet „final_version2_update.jpg” néven hívnának meg. Nagyon érdekes, hogy ez a felfedezés hogyan forradalmasítja a folyamatokat.
Ezek határozottan megkönnyítik az eszközök keresését. Az egyes termékekre vonatkozó betűszavak számának korlátozása segít megoldani a figyelem összpontosításának problémáját az olyan iparágakban, mint a kiskereskedelem, ahol több száz kép van, amelyeket időben módosítani kell.
Használja ki az automatizálási eszközöket
A digitális médiakezelés automatizálással jelentősen javítható. Például egy globális e-kereskedelmi márka alkalmazhat mesterséges intelligencia által vezérelt platformot, hogy termékképeit automatikusan olyan kulcsszavakkal jelölje meg, mint a „piros”, „tornacipő”, „férfidivat” stb. több ezer fájl.
Hasonlóképpen, mindössze néhány kattintás szükséges ahhoz, hogy a képeket különféle platformokon használhassuk, és egy videóból többféle változatot készítsünk, így sok gyártási idő takarítható meg.
A biztonsági intézkedések prioritása
Képzeljünk el egy olyan helyzetet, amikor az ügyfél egy reklám- és kommunikációs ügynökséghez fordul egy kezdeti kreatív irányvonalért, és ezt a kreatívot elküldik az ügyfélnek, hogy észrevételeket kérjen. Ebben az esetben az eszközök biztonsága a legfontosabb, ellenkező esetben az információnak való kitettség az ügynökség imázsának károsodásához vezethet.
Az üzleti eszközöket jelszóval védett megosztást, testreszabható felhasználói szerepköröket, hozzáférési engedélyeket és titkosítást biztosító rendszerekkel is meg lehet védeni. Egyes DAM rendszerek még azt is rögzítik, hogy ki és mikor nyitott meg bizonyos fájlokat, ami nagyobb felelősséget ró a folyamatra.
Rendszeres ellenőrzések ütemezése és az eszközök frissítése
A régi és/vagy a már nem releváns eszközök jelenléte zűrzavar forrása lehet a tárolásban, és akadályozhatja a munkafolyamatot. A médiaeszköz-kezelő rendszer a tárolóegységen belüli minden elem elemzését tartalmazza, hogy megállapítsa annak relevanciáját, minőségét, sőt használhatóságát is.
Például egy turisztikai vállalkozás időről időre megtisztíthatja az olyan marketinganyagok készletét, amelyek már nem fontosak, például olyan prospektusokat, amelyek olyan helyeket hirdetnek, amelyek megszűntek, és csak az aktívakat hagynák meg alkalmazottai számára. A rendszeres ellenőrzések általában feltárják a könyvtár hiányosságait is, és valóban rávilágítanak arra, hogy milyen új eszközöket kell létrehozni.
Használja a rugalmas eszközkezelési és -forgalmazási folyamatokat
A növekedés az egyik legalapvetőbb szempont a növekedési szakaszban lévő vállalkozásoknál. Például egy feltörekvő vállalat birtokolhat egy kis médiakönyvtárat, és így néhány alapvető eszközt használhat indulóként, azonban egy idő után ezek az eszközök irrelevánssá válnak az épített vállalkozás szempontjából.
A jövőbeni megszakítások elkerülése érdekében kritikus fontosságú, hogy megtanuljon olyan platformot használni, amely viszonylag arányosan növekszik az Ön igényeivel, és egy olyan platformot, amely a fájlok számát, a felhasználókat és az automatizálási képességeket tekintve bővülhet. Ezeket a képességeket a tartalomkezelő rendszerek segítik, ahol a nagy tároló adatbázisok nagyobb rugalmasságot biztosítanak minden technológiai igénynek.
A médiamenedzsment előnyei üzleti környezetben:
A hatékonyság akkor magas, ha egy vállalat bölcsen használja digitális eszközeit. Az alkalmazottaknak nem kell értékes időt tölteniük a rossz helyen lévő dokumentumok keresésére vagy az elveszett fájlok reprodukálására. Ennek eredményeként arra fordítják figyelmüket, hogy minden kreatív munkát magas színvonalon biztosítsanak. Vegyünk példának egy kampányt kidolgozó tartalmi csapatot – nem kell jóváhagyott elemeket keresniük; időzónától függetlenül hatékonyan működhetnek.
A legtöbb szervezet márkaépítési irányelvei miatt ez a könnyű rész. A szervező cégek gondoskodnak arról, hogy csak a legújabb logók, termékképek vagy akár a reklámplakátok kerüljenek felhasználásra. Ez növeli az ügyfél bizalmát, ugyanakkor egységes imázst biztosít a márkáról. Ez különösen fontos a terjeszkedő márkák esetében, amelyeknek egységesnek kell maradniuk a különböző platformokon és piacokon.
Egy másik előny az idő. A nem hatékony munkafolyamatok és a kötelező tartalomkészítés mennyiségének csökkenésével a vállalkozások jelentős összeget takarítanak meg. Például egy nagy nemzetközi hálózat szezonális promóciót kíván tartani. Új tervezési munkák helyett hatékonyabb, olcsóbb és gyorsabb a meglévő, a munkatársak által már ismert megrendelőlapok hasznosítása.
A legfontosabb szempont lehet, hogy a jó médiamenedzsment felkészíti a cégeket a jövőre. Mivel a digitális tartalom iránti étvágy egyre növekszik, a jól kialakított és központosított rendszerekkel rendelkező vállalkozások könnyen bevezethetik tevékenységüket. Legyen szó új termékek bevezetéséről, friss piacra lépésről vagy az új trendekhez való alkalmazkodásról, mindig mobilak és képesek reagálni a jövőre.
