Minden vállalkozásnak jelentős erőfeszítéseket kell tennie a költségvetés kezelésében. Fontos, hogy tisztában legyen az idő és a pénzeszközök felhasználásával, hogy a vállalkozás hatékony és nyereséges maradjon. Ennek ellenére a költségek ellenőrzése meglehetősen nagy kihívást jelenthet, különösen olyan körülmények között, amikor a közvetlen és közvetett kiadásokkal is foglalkozni kell. Itt jön be az időkövető szoftver segédprogramja, amely leegyszerűsíti a költségek nyomon követését és ellenőrzését.
Hasznos stratégia olyan vállalkozások számára, amelyek célja a költségvetés hatékony ellenőrzése. Racionalizálja a kiadások felügyeletét, csökkenti a hibalehetőséget, és feltárja, hogyan használták fel a forrásokat. Így segít minden típusú költség egyszerű kezelésében.
A költségkövetési probléma, ahol a szoftver nem megfelelő:
A konkrét költségek és ráfordítások kontrollálása a legtöbb vállalat számára nem könnyű feladat, mint már említettük, vagy megfelelő eszközök nélkül. Sok szervezetet akadályoznak abban, hogy hatékonyan racionalizálják és kategorizálják kiadásaikat. Egy áttekinthető rendszerben egy projekt, részleg vagy szolgáltatás költségei könnyen áttekinthetők és kezelhetők. Ez erőforrás-pazarláshoz és pontatlan költségvetés-tervezéshez vezet, ami a kiadások növekedéséhez vezet.
Az elsődleges és másodlagos kiadásokat gyakran nehéz elkülöníteni, ami az egyik legnagyobb nehézség lehet. Az elsődleges költségek azok az alapvető költségek, amelyeket közvetlenül egy termékbe vagy szolgáltatásba fektetnek be egy adott projektben felhasznált munkaerő vagy anyagok formájában.
Ezzel szemben a rezsi olyan általános, másodlagos vagy támogató kiadásokat foglal magában, mint például a bérleti díj vagy a közüzemi számlák, amelyek nem kapcsolódnak egyetlen területhez sem. Ha nincs megfelelő nyomon követés, mindkét költségtípus összekeveredik, ami megnehezíti a munkát hogy a költségvetések pontosak legyenek.
Iparági igények a közvetlen és a közvetett költségkövetésre
A kormányzati szerződéskötés, az egészségügy, a szakmai szolgáltatások és számos más ágazat azok az iparágak, amelyekről köztudott, hogy szigorú költséggazdálkodási követelményeket támasztanak. Ezeken a területeken elengedhetetlen a különbségtétel a megfelelés és a költségvetés tervezésének közvetlen és közvetett költségei. Más szervezeteknek azonban a megfelelő formátumban kell bemutatniuk adataikat az auditok és a pénzügyi jelentések elkészítéséhez, indokolva a megfelelő időkövető szoftver használatának szükségességét.
Például bizonyos kötelezettségeket jelentenek a kormányzati vállalkozók, amelyek a szövetségi szervek által biztosított szabványoktól függenek. Az ilyen időben történő költségkezelés segíthet a vállalkozóknak megfelelni a szövetségi szabványoknak, így biztosítva az ellenőrzési folyamatok pontosságát. Az ilyen típusú menedzsment eszközök lehetővé teszik az alapköltségek és a kapcsolódó költségek rögzítését, így az útmutatók szükségessége kimarad.
Ezenkívül ez a fajta eszköz az egészségügyben is nagyon hasznos. Az egészségügyi intézményeket nemcsak magas alap-, hanem magas rezsiköltség is jellemzi. A működési költségek ellenőrzése és a létesítmény működésének fenntartása érdekében fontos a munkaerő, az erőforrások és az általános költségek elszámolása. Ilyen esetekben a szoftverek megkönnyítik a kiadások naplózását, így nem kell kitalálni, hogy minden egyes dollárt mire költöttek.
Különböző költségosztályok valós idejű felosztása a tényleges költségekre vonatkozó példákkal
Az időkövető eszközök lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy felhasználják ezeket az információkat az alapvető tevékenységek és az általános tevékenységek valós időben történő megkülönböztetésére. Lehetővé teszi az idő és az erőforrások elköltésének ismeretét, és így a költségeket hatékonyabban lehet osztályozni.
A vállalatoknak lehetőségük van megfigyelni a költségeket is, például egy adott projekthez rendelt munkaórákat vagy egy adott szolgáltatás teljesítéséhez szükséges árukat. Ez az információ segít felmérni, hogy mely projektek fogyasztják a legtöbb erőforrást, és elvégezni a szükséges változtatásokat a költségek határon belüli tartása érdekében. A szoftver ugyanakkor rögzíti az olyan közvetett költségeket is, mint a kezelési idő vagy a helyiségek karbantartása, és átfogó képet ad az összes szervezet kiadásairól.
A precíz adatoknak köszönhetően a szervezetek a költségvetésüknek megfelelően tudják kezelni pénzügyeiket. Ennek köszönhetően a szervezetek ingadozó igényű programokon dolgozhatnak, és hatékonyan tudják kezelni a költségvetés változásait. A kiadásokkal való munka ezen szisztematikus módszere lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy javítsák a költségvetési folyamatot.
Rezsicsökkentés a költséggazdálkodás automatizált nyomon követésével.
Az automatizálás a időmenedzsment eszközök. Az automatizálás csökkenti a hibák kockázatát, garantálja az egységességet, és csökkenti az ismétlődő felülvizsgálatok/javítások számát.
Az automatizált rendszerek különösen jó hatással vannak a közvetett költségekre, amelyek általában nagyon bonyolultak és nem könnyen ellenőrizhetők. Ez magában foglalja az általános költségek, például az irodaszerek, tápegységek vagy adminisztráció növekvő költségeit. Ha ezek ellenőrizetlenek, felhalmozódnak, és sokkal rosszabbak lesznek a vártnál.
Az automatizált számlakódoló rendszer révén a szoftver rögzíti a kiadásokat, miközben azok felmerülnek, ez segíti a költségvetés naprakészen tartását és megakadályozza a túlzott kiadásokat. Ez a folyamat biztosítja, hogy a kiadások minden kategóriája helyesen történjen, kiküszöbölve az ilyen létfontosságú műveletek időveszteségének lehetőségét.
A költségvetési mobilitás és annak hatékonyságának növelése mobilplatformokon keresztül.
A mobil idő- és költségadatgyűjtés növeli a távoli alkalmazottak általános termelékenységét. Az időrögzítő szoftver alaposan megtakarítja az alkalmazottak idejét, különösen a fizikailag elkülönült csapatok esetében. A személyzet bárhonnan is be tudja írni a munkaórákat és a kiadásokat, ami azt a helyzetet eredményezi, hogy az összes költséget a felmerülésükkor rögzítik.
A mobil hozzáférés különösen hasznos azokban az ágazatokban, ahol nagy a mobil munkaerő, például az építőiparban vagy az egészségügyben. A terepen dolgozók, a mobil munkatársak és a szabadúszók közvetlenül a rendszerbe írhatják be ledolgozott idejüket és a kitöltött kiadásaikat, nem pedig külön lapokon, ami lehetővé teszi a költségvetés nyomon követését. Ez a gördülékenység segít az üzleti életben a közvetlen és a közvetett kiadásokat egyaránt kordában tartani, függetlenül a munkavégzés helyétől.
Következtetés
Az időkövető szoftver egyike azon eszközöknek, amelyek létfontosságúak a költségvetések optimális felhasználásának biztosításához. Sok időkövető eszköz azonban elégtelen lehet ehhez a feladathoz: miközben biztosítják a szükséges adatokat, biztosítják azok pontosságát, és lehetővé teszik a vállalkozás számára a közvetlen és közvetett költségeket a mobil hozzáférésen keresztül, mégis vannak hátrányai.
Csökkenti a rezsiköltségeket; növeli a rugalmasságot; a költségvetéseket a meghatározott szintre öleli át. A vállalkozások, különösen a növekvő vállalkozások, lehetővé tehetik az eszközöket, hogy javítsák a szervezeten belüli költségkezelési folyamatokat, csökkentsék a hibákat és korlátok között tartsák a költségeket. Az üzleti környezet teljes uralásához azonban a költségek szigorú kontrolljára van szükség, mivel ez maximalizálja a rendszer működési hatékonyságát, ugyanakkor elősegíti a vállalat növekedését.
