随着第三次工业革命的到来，数字时代增强了对有助于保护敏感信息的强大工具的需求。编辑软件现在拥有一系列旨在彻底改变文档控制的高级选项。如果您的工作需要保护文档，那么深入了解这些核心功能可以为您的公司提供理想的选择。
1. 人工智能能力
先进的修订软件结合了三种不同的技术——修订软件、OCR 和人工智能来执行自动修订。如果人工智能在系统中发挥作用，它可以大大减少手动查看文档的做法。识别过程能够混淆从社会安全号码到医疗记录的所有类型的数据。由于不同的组织通常以不同的格式使用其业务材料，因此此措施将使他们有机会以一致的方式保护所有文档。借助人工智能驱动的自动化，企业处理文档的速度比传统方法快达 98%。
2. 实时协作功能
当今的编辑软件需要在团队环境中提供实时协作功能。这背后的巨大发展是基于云的服务，它使大量团队成员能够同时编辑文档。此功能对于员工或办公室位于不同地点的公司来说非常有价值。目前部署的团队成员可以实时修改经过编辑的文档，从而促进每个人的安全。
3. 永久安全措施
在选择编辑软件时，需要考虑的一个重要方面是对编辑信息的永久编辑。不要选择简单的覆盖机制，而是选择提供不可逆编辑的产品——几乎所有已编辑的内容。这确保了经过编辑的数据永远不会被恢复或被盗，因此企业及其客户可以放心地确保他们的隐私。真正的修订会删除数据而不是隐藏数据，否则可以创建防篡改合规文档。
4. 集成和可访问性
现代编辑软件应与现有业务工具和云存储解决方案无缝集成。基本集成包括：
- 文件管理系统
- 云存储平台
- 电子邮件系统
- 企业软件套件
- 流行的文件格式和类型
这种连接可确保工作流程顺利进行，并消除平台之间持续文件传输的需要，从而节省宝贵的时间并降低潜在的安全风险。
5. 审计跟踪和合规性功能
最好的编辑软件包括全面的审计跟踪功能。这些功能跟踪对文档进行的所有更改和操作，创建详细的日志，这些日志对于以下方面非常有价值：
- 监管合规性
- 法律要求
- 内部安全协议
- 质量控制措施
- 风险管理
自动日志系统可以准确记录谁访问了文档、进行了哪些更改以及何时发生修改。
结论
在选择合适的编辑工具时，必须考虑这些特征。不要低估关注与您的业务相关的功能的重要性 – 这种方法将确保文档的成本有效使用和最大限度的安全合规性。最好的解决方案是将尖端自动化与易于理解的功能相结合——即使生产力不受影响，企业也能有效保护其专有数据。另请记住，当企业投资于全面的编辑工具时，总是有可能发生可避免且代价高昂的数据泄露。
